張家界旅游會議預定及服務流程

一、會前
（一）、接受會議組織方咨詢，了解會議接待要求，包括：會議日程、與會人數、會議酒店級別、會議類型、旅游考察天數、與會人員來自的區域、會議室要求、娛樂節目要求、接送站要求、飲食要求等等盡可能詳細的情況說明。

（二）、1個工作日之內，向會議組織方提供會議及旅游考察線路的詳細日程計劃，提供各項服務內容及其服務明細報價，以完備的會議預案書給會議組織方。

 
（三）、應會議組織方要求，接受實地考察，并委派專人協助會議組織方考察，考察內容包括：酒店客房、會議室、餐廳、公司實力考察、會議旅游線路考察等，然后研討會議安排的可行性，預測并彌補會議安排漏洞。
 
（四）、為了維護雙方權利與義務，雙方簽訂會議服務合同，會議組織方向會議協辦方（“運通公司會議中心”）支付一定金額的預訂金，具體金額視會議人數及規格來定。

（五）、落實接待前期工作，包含：住宿客房的安排、用餐的安排、會議室的布置、車輛的調度、導游的委派、相關工作人員的分工等。

（六）、臨近正式會議日期的前1-3天內，會務組人員提前到達會議地點，檢查各項接待工作的落實情況并對接待服務細節事宜作進一步的調節與部署，確保會議服務如期進行。
二、會中
    到達會議報到日期，會議正常開展，所有工作人員按部就班，各施其職，力保會議及會議旅游井然有序進行。
    1． 會議接待：專人負責機場，車站的禮儀、接站、公關等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎條幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。
    2． 會前準備：準備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關物品。
    3． 會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。
    4． 會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。
    5． 會議餐飲：用餐時間、用餐標準及特殊客人（回民）的確認。
    6． 會議旅游：旅游線路行程、用車、導游是否增加景點等確認。
    7． 會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。
    8． 會議服務：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關服務。 
三、會后
     會議及旅游考察日程結束，參會人員返程（送站車亮及導游人員準時到位）==》會議組織方與會議協辦方對帳，結算開票==》會務組人員返程，會議服務圓滿完成

旅游會議整體策劃思路

◇會議舉辦地的選擇◇
        閣下有了會議的初步構想后，可根據會議經費、會議性質、會議代表的所在地、會議日程、會議的目的等諸多因素來確定會議舉辦地。如果“張家界”為閣下會議舉辦地的候選目的地之一，閣下可以細讀“在張家界開會之優勢”，當閣下確定為張家界會議后，下一步就是預算張家界會議的會議費用。

◇張家界會議費用預算◇
　　首先，閣下可讓我們為您做份詳細的張家界會議費用預算單。會務費包括：酒店住宿、會場租用（包括會場設備）、餐飲（包括招待宴及酒水）、接送交通、會場布置、會議禮品、會議資料及用于不可預測的應付各種超支部分的“活用經費”等，然后根據費用預算，閣下就可以確定張家界會議酒店等事宜。

◇確定張家界會議酒店◇
　　閣下將根據會議的級別,會議經費等選擇相應級別的會議酒店（張家界會議酒店首選）為張家界會議的會議場所；會議酒店的選擇必須遵循：權衡酒店級別與會議級別，必須相符；權衡同類檔次酒店的性價比，要求最佳。會議酒店及會議相關事宜確定后，大部分會議均有會后考察、會后旅游等事宜。

◇張家界會議會后考察及會議旅游安排◇
　　一般來說，會后考察或會后旅游是必不可少的，其重要性不言而喻，在此不多贅述，其考察線路可參考“ 張家界會議旅游行程”，下面我們來考慮會議的有關重要細節。

◇會場的布局，設備安裝調試◇
　　我們將根據會議的具體情況，為閣下設計并安排會場的布局，細致周到地設計好所有的細節；我們將根據閣下的需要，為閣下提供會議所需要的所有設備，并提前安放在指定位置；我們將根據閣下的需要，提前為閣下調試好設備，并進行演練，確保會議的順利進行。會議設備可參考“張家界會議設備提供”。

◇印刷材料的設計制作、會議禮品的配送及打包◇
　　一般的大型會議，有印刷材料的設計、制作與會議禮品的配送。我們將為閣下的會議提供宣傳冊等印刷品設計、生產一條龍服務；我們將根據會議的具體需求，設計印刷品的樣式、內容、選擇圖案；我們將會為閣下的印刷品指定專門的廠家生產以及印刷；我們將根據閣下的需要，提前把印刷品送到會場或指定位置；我們將根據閣下的要求、會議的宣傳需要制作廣告牌；我們將根據閣下的要求配送會議禮品并分袋或打包，其會議禮品可參考“張家界會議禮品推薦”。

◇參會者的接送◇
　　此環節是張家界會議成功舉行的一項重要工作，我們將根據參加會議者的具體情況以及人數多少安排相應的車輛接送與會代表（小車有桑塔娜2000，豐田、奧迪A6L等車型；面包車有現代商務、東風風行、廣州寶龍等車型；還有小、中、大旅游BUS）；我們的專車將會提前在火車站、汽車站、飛機場全天侯等待參會人員，把參會人員迅速、安全地送到會場或下榻酒店；會議后或會議考察（會議旅游）結束后，我們將同樣派專車送與會代表至汽車站、火車站、飛機場等地（可參考“張家界會議及旅游用車”。

◇參會者的餐飲◇
　　我們將根據參會人員的喜好，為閣下預定各種形式的餐會：西餐、中餐、自助餐、風味餐、宴會等等;我們將根據參會人員的具體情況以及會場和下榻酒店的地點，為閣下推薦不同的用餐地點；一般情況下，三星酒店的餐飲標準在30元左右，四星級酒店的用餐標準在50左右，五星級酒店的用餐標準在80左右； 其具體可參考“張家界會議餐飲服務”

◇參會者業余時間的安排◇
　　我們將根據參會人員的喜好，為閣下設計不同的休閑方式（觀賞式晚會、互動式晚會、沐浴溫泉、保齡球、臺球、桑拿、高爾夫、卡拉OK等娛樂安排）。

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